L’entrepreneur a plusieurs choix possibles en matière de domiciliation de son entreprise : domicilier son entreprise à son adresse personnelle, à l’adresse du local d’activité de l’entreprise ou dans une société de domiciliation (ou domiciliation commerciale). Dans ce dernier cas, un contrat de domiciliation doit être rédigé par l’entreprise domiciliaire. Il est à signer par les deux parties.
Faisons le point sur ce document contractuel.
Contrat de domiciliation commerciale : définition
Le contrat de domiciliation est un document écrit signé par l’entreprise domiciliée et l’entreprise domiciliaire possédant une valeur juridique. En effet, il contient toutes les clauses encadrant le service de mise à disposition de l’adresse de domiciliation. C’est pourquoi il est indispensable que l’entrepreneur en prenne connaissance avant d’y apposer sa signature. Pour cela, encore faut-il comprendre toutes les subtilités d’un tel document.
Toute d’abord, il faut savoir que le contrat de domiciliation est régi par l’article R123-168 du Code du commerce. Il doit être établi pour une durée d’au moins trois mois et est renouvelable par tacite reconduction. Il n’y a pas de durée maximale ni de limite de reconduction. En outre, le contrat de domiciliation doit reprendre toutes les conditions liées au service fourni.
Il doit donc contenir un ensemble de mentions obligatoires.
Contrat de domiciliation commerciale : les mentions obligatoires
Afin d’être légal et effectif d’un point de vue juridique, le contrat de domiciliation doit indiquer des renseignements obligatoires rattachés aux deux parties :
- raisons sociales des entreprises ou noms des parties ;
- coordonnées des parties ;
- numéros d’inscription au RCS ;
- nom de leurs représentants légaux ;
- adresse de domiciliation fournie par la société domiciliaire ;
- services complémentaires fournis (secrétariat, standard téléphonique, gestion de courrier, etc.) ;
- montant du dépôt de garantie ;
- montant de la fourniture de l’adresse de domiciliation et tarification des services ainsi que la périodicité des factures et leur paiement ;
- motifs d’éventuelles surfacturations ;
- fonctionnement du contrat : durée, modalités de rupture, clauses résolutoires, obligations de chaque partie, etc. ;
- liste des pièces justificatives à fournir par les parties ;
- nombre d’exemplaires du contrat rédigé, signé et daté.
Contrat de domiciliation : un point sur les obligations de chaque partie
Le contrat de domiciliation commercial doit donc détailler le fonctionnement de la prestation de service. Cela implique donc que chaque partie doit respecter certaines obligations.
Les obligations de l’entreprise domiciliée
L’entreprise domiciliée doit se plier à quelques obligations, notamment celle d’utiliser l’adresse et les locaux (si un tel service est souscrit) à des fins professionnelles exclusivement et seulement pour le siège social de son entreprise.
Le gérant de l’entreprise domiciliée doit informer l’entreprise domiciliaire de toutes modifications statutaires (nom, objet social, forme juridique, changement de gérant, etc.), mais aussi en cas de changement d’adresse personnelle du gérant.
Les obligations de la société domiciliaire
Le domiciliataire peut être une personne morale ou une personne physique. Elle doit être immatriculée au RCS ou au Répertoire des métiers et posséder un agrément préfectoral l’autorisant à exercer son activité.
Selon les services proposés, la société de domiciliation doit être en mesure de mettre à disposition de l’entreprise domiciliée des locaux adaptés à l’organisation d’assemblées générales ou de réunions ainsi que la consultation et la conservation des documents confidentiels obligatoires (registres comptables, documents juridiques de l’entreprise domiciliée, etc.).